Innovativer mit Kanban

Alles auf einen Blick! Kanban die übersichtliche Methode der Projektsteuerung.

Die agile Evolution der To-do-Listen – Kanban

Die Welt wird immer agiler. Um zukünftigen Herausforderungen gewachsen zu sein, sollten wir an den kommenden Problemen wachsen und Bewährtes mit Neuem verbinden. Kanban unterstützt uns dabei; es vereint positive Aspekte der klassischen To-do-Liste mit einem neuen und agilen Touch. In diesem Artikel erfahrt ihr, welche Vorteile sich durch Kanban bieten und wie ihr Kanban im Team und persönlich nutzen könnt.
 

Allgemeines zum Kanban-Board

Das Kanban-Board verschafft einen besseren Überblick über parallel laufende Arbeitsschritte in Form einer Wandtafel. Die Aufgaben werden mithilfe von Klebezetteln auf dem Board angebracht. Ziel des Kanban-Boards ist es, den Workflow innerhalb eines Projekts sichtbar zu machen und mögliche Engpässe zu erfassen. Dabei folgt das Board stets dem Kaizen-Prinzip, also dem Anspruch, sich laufend zu verbessern.
 

Aufbau des Kanban Board

In der Grundversion ist das Kanban-Board in drei Spalten aufgeteilt, die je nach Kategorie mit Klebezetteln beklebt werden. Die Spaltenbezeichnungen und deren Bedeutung sehen wie folgt aus:

  1. Aufgabe: Diese Spalte gibt an, welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Hier kann auch eine Kategorisierung nach Wichtigkeit vorgenommen werden.
  2. Bearbeitung: Hier werden die verschiedenen Arbeitsschritte für die Bearbeitung der Aufgaben aufgeführt.
  3. Erledigt: Jeder Schritt, der als abgeschlossen gilt, findet hier seinen Platz. So erfasst man neben den ausstehenden Aufgaben auch die Erfolge.

Jeder Mitarbeiter des Projekts sollte eine eigene Klebezettel-Farbe nutzen, um mit den jeweiligen Aufgaben nicht durcheinanderzukommen und eventuelle Engstellen identifizieren zu können.

Vor allem die Bearbeitungsspalte eignet sich gut für individuelle Erweiterungen. So können diverse Analyse- oder Zwischenschritte erfasst und bearbeitet werden.

 

Prinzipien und Praktiken

Kanban verfügt über vier Grundprinzipien, die jedes Unternehmen bei der Umsetzung berücksichtigen sollte:

  1. Starte mit dem, was du jetzt tust: Aktuelle Themen kommen zuerst.
  2. Akzeptiere positive Veränderungen: Verfolge solche Veränderungen, die dich langfristig positiv beeinflussen.
  3. Respektiere gegenwärtige Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprüche: Jeder Beteiligte sollte sich an dem Prozess orientieren, den das Kanban-Board vorgibt. Zudem sollte er seine eigenen und die Rollen der anderen mit den jeweiligen Verantwortlichkeiten kennen.
  4. Jeder Mitarbeiter muss Verantwortung übernehmen: Kanban fördert und verlangt die Übernahme von Verantwortung auf allen Ebenen – vom Mitarbeiter bis zur Geschäftsleitung.

     

Feste Regeln für Kanban

  • Begriffsdefinitionen – Jeder kennt die Situation: Die Beteiligten werfen mit Fachbegriffen um sich und nicht jeder kennt das gesamte Vokabular. Klare Begriffsdefinitionen, die man gemeinsam im Plenum schafft, verhindern dies.
  • Bedeutungen der Spalten – Wer die Spalte eines Klebezettels nicht kennt, hat ein Problem. Kanban funktioniert nur, wenn jedes Teammitglied genau über den Ablauf Bescheid weiß.
  • Wann und warum Tickets in eine neue Spalte gehören – Vorab sollte man klären, wie viele Tickets sich in Bearbeitung befinden dürfen, denn zu viele können einen Stau provozieren. Niemand möchte an 20 Projekten gleichzeitig arbeiten. Ein gesundes Mittelmaß aus einem Pool von Aufgaben sorgt für maximale Produktivität und Motivation.
  • Rückmeldungen – Kanban ist flexibel und entwickelt sich immer weiter. Durch regelmäßige Feedbacks nehmen sogenannte Bottlenecks mit der Zeit ab oder verschwinden ganz. Anhand von Feedbacks lässt sich in jeder Situation erkennen, wo das Projekt gerade stoppt.
  • Verbesserung – Durch eine gute Feedbackkultur lässt sich Kanban stetig verbessern. Je nach Bedarf können Verschlankungen oder Ergänzungen vorgenommen werden.

 

Wofür ist Kanban geeignet

Kanban macht die einzelnen Prozessschritte auf einem Whiteboard tabellarisch sichtbar und eignet sich daher hervorragend, um Prozesse zuvisualisieren. Durch verschiedene Klebezettel-Farben weiß jeder Mitarbeiter über die Zuständigkeiten und/oder Priorisierungen im Workflow Bescheid und kann sich daran orientieren.

Die Begrenzung der Tickets in den jeweiligen Spalten verhindert Staus und sorgt dafür, dass Themen nach und nach abgearbeitet werden. Dadurch erhöht man die Produktivität und sorgt gleichzeitig für mehr Erfolgserlebnisse.

Im gesamten Kanban-Prozess werden einzelne Bereiche wie Warteschlangen und Bearbeitungszeiten stetig überprüft. So erfährt man, wo die Arbeit gut läuft und wo eventuell noch Handlungsbedarf existiert. Durch die gezielte Steuerung des Workflows sinkt die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns enorm.

 

Vorteile von Kanban

Menschen können bildhafte Darstellungen schneller verarbeiten als Texte. Dies macht sich Kanban zunutze. Zudem minimiert Kanban zeitraubende Meetings, weil Status und Prozess einer gemeinsamen Arbeit stets für alle sichtbar sind. Alle relevanten Informationen lassen sich auf einen Blick erfassen. Wer das Kanban-Board regelmäßig beachtet, kann zudem langfristige Schlüsse ziehen.

Oftmals ist es wichtig, vorab die Durchlaufzeit von Prozessen zu planen. Durch die langfristige Nutzung von Kanban fällt dies deutlich leichter, da man mit existierenden Erfahrungswerten kalkulieren kann.

 

Kanban Software

Prinzipiell ergibt ein klassisches Kanban-Board mehr Sinn als eine virtuelle Version. Virtuell müsste ein Verantwortlicher auf Anweisung seiner Kollegen die Tickets bearbeiten. Damit entstehen Hemmschwellen, und der visuelle Aspekt eines klassischen Kanban-Boards verschwindet. In manchen Fällen sind softwaregestützte Lösungen jedoch sinnvoll, etwa wenn die Beteiligten an verschiedenen Standorten zusammenarbeiten. Zwei der bekanntesten Kanban-Softwares sind Jira und Trello.
 

Kanban Board Jira

Jira von Atlassian ist die bekannteste Software im Kanban-Bereich. Sie ist prinzipiell kommerziell, mit Ausnahmen etwa bei Wohltätigkeitsorganisationen und Einzelpersonen. Via Drag and Drop lassen sich die einzelnen Karten in den Spalten verschieben und Bilder, Links etc. beifügen.
 

Kanban Board Trello

Trello ist ebenfalls eine webbasierte Anwendung und dient dem Projektmanagement. Die kostenlose Version beinhaltet bereits einen großen Funktionsumfang, und es gibt sogar eine App für das Smartphone. In einer Liste lassen sich beliebig viele Tickets erstellen und ein Nutzer wird benachrichtigt, falls ein Ticket für ihn erstellt wurde.

 

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